Risques liés à l'utilisation du courrier électronique pour partager des informations sensibles

Le courrier électronique est peut-être la méthode la plus courante pour partager des informations sur le campus. Cependant, cela comporte également certains risques, et il est important de prendre en compte ces risques au moment de décider d'envoyer ou non des informations à quelqu'un par courrier électronique. Pour une discussion plus approfondie sur les risques liés à l'utilisation du courrier électronique dans le contexte de l'envoi d'informations sur les patients, veuillez consulter la Note de pratique de l'OIPC. Veuillez également consulter l'infographie et document pour obtenir des directives générales supplémentaires sur la gestion des e-mails.

Alternatives au courrier électronique : Google Drive de l'Université de l'Alberta

Le Bureau de l'information et de la confidentialité (IPO) et le responsable de la sécurité de l'information (RSSI) ont évalué G Suite de l'UAlberta au moyen d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et d'un examen de la sécurité et ont constaté que Google Drive dispose de contrôles de confidentialité et de sécurité adéquats.

Google Drive est un sécurisé et un espace de travail numérique moderne qui stocke des fichiers chiffré dans l'infrastructure cloud de Google et inclut la gestion intégrée des droits relatifs à l'information (IRM), ce qui signifie que les fichiers restent privés jusqu'à ce que le propriétaire du document décide de les partager. Par conséquent, Google Drive constitue une meilleure option que le courrier électronique pour partager des informations hautement sensibles ou confidentielles. Cependant, soyez consciencieux et prudent lorsque vous accordez l'autorisation à ceux qui reçoivent ou consultent le ou les documents, et n'oubliez jamais d'annuler le partage d'un document une fois que le besoin professionnel est passé.

Pour en savoir plus sur les différents paramètres de partage, consultez le Centre d'aide Google Drive.

Alternatives supplémentaires pour le partage et le stockage des informations universitaires

• Pièce jointe chiffrée : une façon d'envoyer en toute sécurité des informations personnelles ou confidentielles consiste à utiliser une pièce jointe chiffrée, qui ne peut être lue que par la personne disposant de la clé de déchiffrement, c'est-à-dire du mot de passe. Le mot de passe doit être partagé avec le destinataire par téléphone ou par une autre méthode n'impliquant pas le courrier électronique. Consultez les Conseils sur le mot de passe MyCCID pour vous aider à choisir un mot de passe fort.
• Lecteur réseau partagé : si vous souhaitez partager un document contenant des informations personnelles avec un collègue de votre bureau, demandez-vous si vous pouvez enregistrer les informations personnelles sur un lecteur partagé sur le réseau de votre faculté, département ou unité. Ensuite, envoyez simplement un e-mail ou indiquez à votre collègue l'emplacement dans lequel vous avez enregistré le document.
• Fax : même si l'envoi de documents par télécopie comporte son propre ensemble de risques, cette pratique a tendance à être considérée comme une pratique plus acceptable au sein de la communauté médicale que le courrier électronique. Lors de la télécopie de renseignements personnels ou confidentiels, il est prudent de suivre les lignes directrices énoncées dans cette publication : Lignes directrices de l'OIPC sur la transmission par télécopie
• Méthodes non électroniques : parfois, il sera plus approprié d'utiliser des méthodes traditionnelles d'échange d'informations, telles que le courrier, le coursier, le courrier sur le campus, la remise en mains propres ou un appel téléphonique.